Документы по закупкам в номенклатуре дел

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Примерная номенклатура дел по формированию документооборота по закупкам в соответствие с нормами 44-ФЗ? Срок хранения этих документов?

Ответ

Как составить план‑график 2020 по новым правилам

План-график составляйте по новым правилам, Правительство утвердило для него новую форму. Она потеряла целых 19 граф и это главное изменение. На примерах показали, как заполнить каждую графу. Самое сложное в заполнении то, что сведения из плана закупок больше подтягиваться не будут: план закупок отменили.

В соответствии ч. 1 ст. 2 Закона № 44-ФЗ законодательство РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд основывается на положениях Конституции РФ, Гражданского кодекса РФ, Бюджетного кодекса РФ и состоит из Закона № 44-ФЗ и других федеральных законов, регулирующих отношения, указанные в ч. 1 ст. 1 Закона № 44-ФЗ. Одним из таких федеральных законов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее — Закон № 125-ФЗ).

Так, согласно ч. 3 ст. 6 Закона № 125-ФЗ, п.п. 5.2.6. Постановления Правительства РФ от 20 июля 2011 г. № 590 "О Министерстве культуры Российской Федерации", полномочиями по утверждению перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения наделено Минкультуры России. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Данный перечень подготовлен в соответствии с Законом № 125-ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов, и включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Работаете по 44-ФЗ?
Для Вас готова подборка специальных материалов »

Закупаете по 223-ФЗ?
Мы знаем, что Вам будет полезно посмотреть »

Согласно п. 273 вышеуказанного перечня документы (конкурсная документация, протоколы аудиозаписи, запросы, извещения уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации в организации — заказчике и в других организациях должны храниться 5 лет. При этом по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.

В свою очередь, в Законе № 44-ФЗ также предусмотрены сроки хранения различных документов. При этом в отличие от конкретного срока, указанного в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, сроки, установленные в Законе № 44-ФЗ, определяют минимальный срок хранения каждой категории документов. *

Так, согласно ч. 15 ст. 53 Закона № 44-ФЗ протоколы, составленные в ходе проведения конкурса, заявки на участие в конкурсе, конкурсная документация, изменения, внесенные в конкурсную документацию, разъяснения положений конкурсной документации и аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в конкурсе хранятся заказчиком не менее чем 3 года.

В соответствии с ч. 2 ст. 24 Закона № 44-ФЗ конкурсы бывают следующих категорий: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс. В свою очередь, согласно ч. 3 ст. 56 Закона № 44-ФЗ при проведении конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона № 44-ФЗ о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 56 Закона № 44-ФЗ. В соответствии с ч. 3 ст. 57 Закона № 44-ФЗ при проведении двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом особенностей, определенных в ст. 57 Закона № 44-ФЗ. Согласно ч. 2 ст. 85 Закона № 44-ФЗ при проведении закрытого конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении открытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона № 44-ФЗ. В соответствии с ч. 11 ст. 85 Закона № 44-ФЗ при проведении закрытого конкурса с ограниченным участием применяются положения Закона о контрактной системе о проведении конкурса с ограниченным участием и закрытого конкурса с учетом положений ст. 85 Закона № 44-ФЗ. Согласно ч. 15 ст. 85 Закона № 44-ФЗ при проведении закрытого двухэтапного конкурса применяются положения Закона о контрактной системе о проведении двухэтапного конкурса с учетом положений ст. 85 Закона № 44-ФЗ и положений о закрытом конкурсе.

Таким образом, срок хранения документов, указанный в ч. 15 ст. 53 Закона № 44-ФЗ (не менее, чем три года), применяется к открытому конкурсу, конкурсу с ограниченным участием, двухэтапному конкурсу, закрытому конкурсу, закрытому конкурсу с ограниченным участием, закрытому двухэтапному конкурсу. *

В соответствии с ч. 10 ст. 60 Закона № 44-ФЗ документы и информация, связанные с проведением электронного аукциона и полученные или направленные оператором электронной площадки в форме электронного документа в соответствии с данным законом, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с едиными требованиями, предусмотренными ч. 4 ст. 59 Закона № 44-ФЗ. *

Так, например, согласно Регламенту организации и проведения открытых аукционов в электронной форме для размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, разработанного электронной площадкой ЗАО "Сбербанк–АСТ", хранение электронных документов осуществляется на электронной площадке оператора в течение 10 лет.

Исходя из ч. 13 ст. 90 Закона № 44-ФЗ протокол рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокол закрытого аукциона, заявки на участие в закрытом аукционе, документация о закрытом аукционе, изменения, внесенные в документацию о закрытом аукционе, и разъяснения документации о закрытом аукционе хранятся заказчиком в течение 3 лет. *

Таким образом, в настоящее время, срок хранения документов, указанных в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, составляет для заказчика 5 лет и не противоречит требованиям Закона № 44-ФЗ, за исключением документов в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, которые хранятся заказчиком в течение 3 лет согласно ч. 13 ст. 90 Закона № 44-ФЗ.

Что касается документов по запросу предложений, то, заказчику следует, применив ст. 6 ГК РФ (аналогия закона), хранить документы по данному конкурентному способу также 5 лет.

Следует отметить, что в графе № 3 вышеуказанного перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. То есть, если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения начинается с 1 января 2015 года и соответственно по 31 декабря 2019 года, далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню, установленному законодательству и положениям делопроизводства заказчика.

Учитывая изложенное, документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукциона, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.

В качестве примерной номенклатуры дел по формированию документооборота по закупкам в соответствие с нормами Закона № 44-ФЗ может быть комплектация и хранение документов по способу закупки. Например, отдельно копии всех документов, созданных при проведении электронного аукциона; отдельно документация, протоколы, заявки и др. документация по открытому конкурсу; по закупке у единственного поставщика и т.д. Так же целесообразно отдельно хранить отчетность заказчика (отчет по объему закупок у СМП и СОНКО, отчет об исполнении контрактов и т.д.)

Документы о проведении открытого конкурса, конкурса с ограниченным участием, двухэтапного конкурса, закрытого конкурса, закрытого конкурса с ограниченным участием, закрытого двухэтапного конкурса, электронного аукциона, запроса котировок, запроса предложений заказчику следует хранить 5 лет. Документы в отношении закрытого аукциона, а именно протокола рассмотрения заявок на участие в закрытом аукционе, протокола закрытого аукциона, заявок на участие в закрытом аукционе, документации о закрытом аукционе, изменений, внесенных в документации о закрытом аукционе, и разъяснений документации о закрытом аукционе, заказчику следует хранить в течение 3 лет.

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ЗАКУПОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

О.Л. Лобанова,
консультант по управлению закупками Академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова, г. Ярославль

Е.А. Пластинина,
кандидат экономических наук, заведующий кафедрой государственного и муниципального управления ФГБОУ ДПО «Государственная академия промышленного менеджмента имени Н.П.Пастухова»

В процессе закупочной деятельности у заказчиков формируется значительный массив документов. При этом закупочным законодательством устанавливаются требования о необходимости создания того или иного документа и частично требования к его содержательной части. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут вновь потребоваться после окончания работы с ними, поэтому в организациях должна быть организована работа по текущему хранению документов.

Архивные нормы

Вне зависимости от сферы деятельности, в которой создаются те или иные документы, действуют общеустановленные нормы. Вопросы, связанные с порядком организации и хранения значимых для общества и государства документов, регулируются непосредственно Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). При этом таким документам придается статус «архивный».

А рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства
Подробнее читайте в статье О.Л. Лобановой "Как сохранить документы?" в журнале "Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения" № 6 за 2013 год. Статья включена в систему "Советник бухгалтера" и доступна по коду подписчика на нашем сайте.

Утверждение конкретного перечня архивных документов с указанием сроков их хранения закреплено за специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Например, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Приказ № 558) . Отметим, что указанный перечень содержит также упоминание закупочных документов, например:

Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.

В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.

Автор: А.В. Ермолаева, И.Г. Барт

Номенклатура Единой комиссии по осуществлению закупок

Номенклатура дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Управление мелиорации земель и сельскохозяйственного водоснабжения по Саратовской области» (ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз») в соответствии с Уставом выполняет функции государственного заказчика по объектам строительства и реконструкции в области мелиорации земель, сельскохозяйственного водоснабжения и социального развития села за счёт средств федерального бюджета. Следовательно, проводит различного рода закупки в соответствии с Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»1. Приказом директора Управления от 10.04.2013 № 99 утверждён состав Единой комиссии по осуществлению закупок (далее — Единая комиссия) и Положение о ней. Документационное обеспечение деятельности Единой комиссии осуществляет секретарь комиссии.

С 1 января 2014 г. вступила в силу основная часть положений Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»2 (далее — Закон № 44-ФЗ), который регулирует государственные закупки от этапа планирования до этапа оценки их эффективности. Указанный закон заменил Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

Согласно Закону № 44-ФЗ предусмотрены значительные изменения правил осуществления государственных закупок. Поправки затрагивают как деятельность государственных и муниципальных заказчиков по организации и проведению закупок, так и деятельность участников государственных закупок. Например, в дополнение к старым способам определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) вводятся новые, такие как конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, запрос предложений. Заказчики будут обязаны утверждать, помимо плана-графика, составление которого предусмотрено действующим законодательством, план закупок на срок действия соответствующего закона о бюджете. Также заказчикам вменено в обязанность обоснование закупок, которое заключается в установлении соответствия планируемых закупок целям их осуществления и требованиям законодательства.

Следовательно, будут образовываться и новые виды документов.

Номенклатура Единой комиссии по осуществлению закупок

Ранее документы Единой комиссии формировались в дела в нескольких подразделениях Управления по месту их составления: отделе капитального строительства, производственном отделе, отделе правового обеспечения. В связи с увеличением объёма документооборота Единой комиссии, с целью концентрации документов по осуществлению закупок было принято решение выделить указанные документы в отдельный раздел номенклатуры дел. Составление указанной номенклатуры было поручено секретарю Единой комиссии и секретарю руководителя Управления.

На первом этапе были проведены консультации с членами Единой комиссии, детально изучены положения Федерального закона № 44-ФЗ в части документационного обеспечения деятельности комиссии, Положение о Единой комиссии по осуществлению закупок и проект Положения о Контрактной службе Управления, проект Регламента взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами и Единой комиссией, а также повторно проанализированы Устав Управления и Положения об отделах. Главная задача изучения данных документов — сбор полных сведений о функциях Единой комиссии, полномочиях, взаимосвязи со структурными подразделениями Управления, а также порядке документирования осуществления закупок.

На основании проведённого анализа были сделаны следующие выводы.

Первое. В соответствии с целями деятельности ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» установлены следующие виды закупок:

запрос предложений и закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Второе. Составлен перечень документов, образующихся при проведении указанных закупок (см. табл. 1)

Таблица 1. — Перечень комплексов документов, образующихся в результате проведения определённого вида закупок

Документы, сопровождающие процедуру открытого конкурса

Извещения о проведении открытого конкурса

Заявки на участие

Журнал регистрации заявок

Конкурсная документация и изменения к ней

Заявления о предоставлении конкурсной документации

Журнал регистрации заявлений о предоставлении конкурсной документации

Запросы о даче разъяснений положений конкурсной документации

Журнал регистрации запросов о даче разъяснений положений конкурсной документации

Документы о подтверждении внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки

Протоколы вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе

Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе

Протоколы рассмотрения и оценки заявок на участие в открытом конкурсе

Протоколы рассмотрения единственной заявки на участие в открытом конкурсе

Запросы о даче разъяснений результатов открытого конкурса

Журнал регистрации запросов о даче разъяснений результатов открытого конкурса

Проекты контрактов, протоколы разногласий к ним

Документы, сопровождающие проведение электронного аукциона

Извещения о проведении электронного аукциона

Документация об электронном аукционе и изменения к ней

Разъяснения положений документации

Протоколы рассмотрения первых частей заявок

Протоколы рассмотрения единственной заявки на участие электронном аукционе

Протоколы подведения итогов аукциона

Журнал регистрации выдачи ключей усиленных неквалифицированных электронных подписей

Сертификаты ключей проверки электронных подписей

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Документы, создаваемые при проведении запроса котировок

Извещения о проведении запросов котировок

Заявки на участие

Журнал регистрации заявок

Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе котировок и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам

Протоколы рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок

Запросы о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок

Журнал регистрации запросов о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Документы, сопровождающие проведение процедуры запроса предложений

Извещения о проведении запроса предложений

Приглашения принять участие в запросе предложений

Документация о проведении запроса предложений

Заявки на участие

Журнал регистрации заявок

Протоколы проведения запроса предложений

Окончательные предложения участников

Итоговые протоколы проведения запроса предложений

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Документы, создаваемые в процессе закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

Извещения об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

Уведомления контрольного органа о намерении осуществления закупки

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Классификация комплексов документов по видам закупок позволила выявить общий состав документов и специфические виды документов для конкретного вида закупки. В рассматриваемый перечень также были внесены данные о форме их представления (например, проекты контрактов создаются в электронном виде).

В дальнейшем на основании составленного списка документов были сформулированы заголовки дел, подавляющее большинство которых соответствует приведённым в Законе3.

Наименования дел в номенклатуре Единой комиссии расположены по значимости: сначала организационные документы (Положение о Единой комиссии), затем распорядительные (приказы о создании комиссии, о проведении закупок), планово-отчётные (план закупок, отчёты об исполнении государственных контрактов, статистические отчёты), а затем документы о проведении закупок по их видам (открытый конкурс, электронный аукцион и т. д.) и по порядку проведения (извещение о проведении, заявки на участие и т. д.).

Основой для определения сроков хранения дел явились положения действующего законодательства и нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Так, в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ документы, образующиеся в процессе осуществления закупок, хранятся заказчиком не менее чем три года4. Однако в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов5 среди указанной документации имеется целый ряд документов с более длительными сроками хранения, свидетельствующими об их ценности.

— положения о Единой комиссии по размещению заказов — постоянно (ст. 274)

— государственные контракты — 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянный) (ст. 272)

— конкурсная документация, протоколы, извещения, уведомления, аудиозаписи, планы-графики, доверенности и другие документы — 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянный) (ст. 273).

Приведённые примеры из статей Перечня были учтены при разработке номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок.

В результате проведённой работы по разработке номенклатуры дел Единой комиссии в сводной номенклатуре дел ей присвоен индекс «09», а её раздел включает 59 дел. Фрагмент номенклатуры представлен на рисунке 1.

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Единая комиссия по осуществлению закупок

Документы о подтверждении внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки

Протоколы вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост.

Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост.

Рис. 1 Фрагмент номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок

Следует обратить внимание на тот факт, что в заголовках дел и графе «Примечание» имеются сведения об обязательном формировании дел с электронными документами. Одновременно имеются указания об установлении постоянного срока хранения для документов, сопровождающих крупные поставки и наиболее важные работы и услуги. В связи с этим возникает проблема обеспечения постоянного срока хранения для документов на электронных носителях.

Разработка номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Важными функциями ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является подача воды в районы Заволжья на питьевые и хозяйственно-бытовые нужды сельского населения, а также орошение земель. Контроль за осуществлением этих функций закреплён за Отделом эксплуатации мелиоративных систем водопользования и кадастра.

Исполнение закреплённых за отделом функции регламентируется рядом законодательных и иных нормативных актов: Водный кодекс Российской Федерации6, Федеральные законы «О мелиорации земель»7, «О безопасности гидротехнических сооружений»8; Федеральные целевые программы «Развитие водохозяйственного комплекса России в 2012-2020 годах»9 и «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения в 2014-2020 годах»10, Положение о декларировании безопасности гидротехнических сооружений11 и другими.

После изучения указанных документов, а также Положения об Отделе водопользования был составлен перечень документов, обязательных для составления, и проведён его сравнительный анализ с имеющимися в наличии документами отдела. В результате было установлено, что в номенклатуре дел подразделения отражён не весь комплекс документов, возникающих в результате его деятельности. Например, в номенклатуру дел не включены схемы оросительных систем; сводные годовые планы водопользования Саратовской области были сформированы вместе с отчётами об их выполнении и оперативной информацией о наполнении водохранилищ; не были сформированы в дела документы по разработке Деклараций безопасности гидротехнических сооружений и т. д.

Были сформулированы заголовки вновь сформированных дел и переформулированы заголовки отдельных дел в соответствии с установленными наименованиями документов в законодательных актах. Порядок расположения дел в номенклатуре определялся степенью важности документов и их взаимосвязями.

Для установления сроков хранения использовались Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций12 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций13.

Следует отметить, что большинство документов Отдела водопользования являются специфичными и применяются исключительно в сфере водопользования. Поэтому для установления сроков хранения некоторых категорий документов, отсутствующих в типовых перечнях, приходилось использовать метод аналогии. По каждому конкретному виду документов проводились консультации со специалистами отдела, сопоставление с другими документами, определялась роль документа в решении конкретной задачи, а также учитывалось дублирование информации. Например, для «сводного плана водопользования» был установлен постоянный срок хранения, как для годовых планов организации по профильным направлениям деятельности (ст. 285-а Перечня типовых архивных управленческих документов); для «решений о предоставлении в пользование водных объектов» установлен срок хранения «постоянно» по аналогии со ст. 791 того же Перечня, как для договоров и соглашений о приёме и сдаче земельных участков в аренду.

Так как ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является одновременно и организацией-заказчиком, и эксплуатирующей организацией, то при определении сроков хранения по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций» выбирался наибольший срок, установленный для указанных организаций.

Итогом проведённой работы стала переработанная номенклатура дел Отдела водопользования, включающая 31 дело, фрагмент которой представлен на рисунке 2.