Как списать морально устаревшее оборудование

Симоненко Е. В., гл. бухгалтер ГУ Управления ПФР
в Орджоникидзевском районе г. Екатеринбурга, к.э.н.

Учитывая отсутствие законодательно установленного регламента списания морально устаревших нефинансовых активов, у бухгалтера могут возникнуть вопросы при их выбытии. Ведь саму причину и необходимость списания объектов обосновать довольно сложно. Оформить грамотно названную операцию поможет наш материал.

С какими неопределенностями придется столкнуться

Основная сложность для учреждения, решившего списать с учета устаревшее имущество, будет связана с аргументацией такого поступка. Поскольку, во-первых, моральный износ актива доказать не так-то просто, а, во-вторых, выбытие таких объектов влечет за собой расходы по приобретению других, более усовершенствованных и современных и поэтому более дорогостоящих. А любые расходы в рамках ограниченного финансирования должны быть экономически целесообразными.

Кроме того, расшифровка понятий «морально устаревшее имущество» или «моральный износ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету отсутствует.

Принять решение помогут отраслевые нормы

Дело в том, что в отраслевых нормах дан ряд конкретных определений. Например, в МВД России под морально устаревшим техническим средством охраны понимают объекты, устаревшие вследствие появления новых, более совершенных образцов (см. Инструкцию, утвержденную приказом от 16 ноября 2006 г. № 937). А вот моральным износом здания отдельные ведомства считают величину, характеризующую степень несоответствия современным требованиям основных параметров, определяющих условия проживания, объема и качества предоставляемых услуг (приказ Госкомархитек-туры от 23 ноября 1988 г. № 312, Методические рекомендации, утвержденные приказом Госстроя России от 10 ноября 1998 г. № 8).

Моральный износ автотранспорта — относительная потеря стоимости транспортного средства из-за снижения его полезности для осведомленного покупателя под влиянием факторов, к которым относятся:

— достижения научно-технического прогресса в автомобилестроении;
— ограничения, накладываемые государственным регулированием на производство, импорт, товарные рынки и эксплуатацию транспортных средств;
— окончание производства транспортных средств;
— прекращение производства запасных частей к транспорту и т. д.

Такое определение дано в Методике оценки остаточной стои-мости транспортных средств с учетом технического состояния Р-03112194-0376-98 (утверждена Минтрансом России 10 декабря 1998 г.).

Делаем выводы

К морально устаревшим относят нефинансовые активы учреждения, которые:

— обладают техническим состоянием, не соответствующим требованиям нормативно-технической документации по их эксплуатации;
— не способствуют решению поставленных перед учреждением функций и задач;
— нецелесообразно модернизировать в силу отсутствия компонентов и запасных частей;
— значительно отстают по техническим и функциональным характеристикам от новых моделей, версий, образцов, аналогичных объектов и т. п.

Заметим, что характеристики морально устаревшего имущества могут быть определены требованиями главного распорядителя бюджетных средств по списанию нефинансовых активов. При отсутствии подобных рекомендаций учреждению необходимо заручиться техническим заключением независимой экспертной организации о состоянии морально устаревшего объекта основных средств, его технических характеристиках и степени их соответствия требованиям, предъявляемым рабочим процессом.

Итак, учреждение решило избавиться от техники, оборудования и т. д., которые использовать в работе невозможно. При этом необходимо подготовить соответствующий пакет документов, списать морально устаревшее имущество и утилизировать соответствующие объекты.

Создаем комиссию

Дело в том, что определение целесообразности и пригодности дальнейшего использования объектов, возможности их восстановления, а также оформление документов при их выбытии возлагается на специально создавае-мые по приказу руководителя учреждения комиссии.

В состав комиссии обычно включают представителя бухгалтерии (главного бухгалтера), юридического отдела, а также лиц, на которых была возложена ответственность за сохранность списываемых объектов. Если списывают компьютерную и организационную технику, то в состав комиссии дополнительно включается представитель подразделения информационных технологий. Также при оценке пригодности имущества могут участвовать иные специалисты, способные оценить его состоя-ние и характеристики.

Комиссия осматривает сами объекты, изучает их технические паспорта и инструкции по эксплуатации, а также бухгалтерские документы, свидетельствующие о постановке таких средств на учет и начисленной по ним амортизации.

Собираем документы

По результатам осмотра комиссия оформляет протокол, в котором указывает:

— перечень осмотренных объектов;
— их техническое состояние, способность и целесообразность дальнейшей эксплуатации или модернизации;
— заключение о направлении активов на списание, модернизацию или ремонт.

При решении о списании комиссия составляет акты. Их подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения, подпись которого скрепляется печатью.

Немаловажными являются регистрация и учет актов о списании объектов. Для этого в учреждении заводится специальный журнал учета актов по форме, содержащей следующие данные:

— наименование подразделения, из которого выбывает имущество;
— номер акта;
— название списываемого объекта, указанного в акте;
— дату согласования акта;
— дату возврата акта с замечаниями.

Помимо акта прикладывается пакет документов (их перечень приведен в рубрике «Для справки» на стр. 88).

Среди них, как правило, присутствует акт экспертизы технического состояния морально устаревшей техники. Его составляют в произвольной форме на каждую отдельную единицу имущества.

Пример заполнения такого документа приведен в приложении на стр. 81.

В акте экспертизы должно быть дано заключение о признании актива непригодным к эксплуатации по причине морального износа. Также в нем есть рекомендации о списании объекта как не подлежащего модернизации, о возможности или невозможности использования деталей, узлов и блоков для ремонта другого средства, а также информация о наличии драгоценных металлов и возможности их извлечения.

Оригиналы документов, заверенные подлинной круглой синей печатью независимой экспертной организации, или их нотариальные копии хранят в учреждении и предъявляют главному распорядителю средств по его требованию.

Может понадобиться «дополнительная» документация

В отдельных случаях вышестоящий орган может затребовать:

— копии приказа руководителя учреждения о создании постоянно действующей комиссии по списанию активов;
— копии технических паспортов (для определения количества драгоценных металлов);
— балансовые справки о стоимости объектов (для подтверждения факта полной амортизации основного средства);
— выписку из реестра федерального имущества (государственного имущества субъекта РФ, муниципального имущества), подтверждающую, что выбывающее имущество в него внесено;
— другие документы.

Согласовываем выбытие активов

Учреждение, получив утвержденные к исполнению главным распорядителем акты, обязано согласовать их с соответствующим территориальным управлением Росимущества. Порядок действий регламентирован приказом Росимущества от 5 ноября 2008 г. № 344. Решение о согласовании обычно составляется в форме простого письма с приложением перечня разрешенного к списанию имущества.

Списываем и утилизируем

Оборудование, техника и транспорт, устаревшие для конкретного учреждения, могут быть пригодны для использования другими лицами. В таком случае их можно передать безвозмездно или реализовать (по общим правилам, утвержденным Инструкцией по бюджетному учету).

Если же активы не будут востребованы, то после списания их необходимо утилизировать по отдельному договору со специализированной организацией.

Материальные запасы, полученные от разборки основных средств, пригодные для дальнейшего использования, передаются в учреждение и учитываются им на счете 105 00 000 «Материальные запасы» по текущей рыночной стоимости на дату принятия к учету (п. 55 Инструкции по бюджетному учету).

Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, а также детали и узлы, изготовленные из черных и цветных материалов и не планируемые к использованию учреждением, подлежат реализации соответствующим организациям, имеющим лицензии на данный вид деятельности.

Суммы от реализации объектов, а также материалов, полученных от их разборки, перечисляют в бюджет.

Под оборудованием обычно понимается применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, которое необходимо для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 Технического регламента, утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). В бухгалтерском учете оборудованием обычно считается имущество, которому необходим монтаж, прежде чем оно станет способным выполнять свои основные функции.

О том, как документально оформляется поступление в организацию оборудования, требующего монтажа, мы рассказывали в нашей консультации, где приводили образец заполнения унифицированной формы № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7). В дальнейшем предполагается, что оборудование передается в монтаж, что сопровождается обычно оформлением унифицированной формы № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» (утв. Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7). Однако возможна ситуация, когда оприходованное оборудование так и не будет введено в эксплуатацию в составе основных средств, а в силу разных причин будет списано. Как оформить акт списания оборудования, расскажем в нашей консультации.

Составляем акт на списание оборудования

Если оборудование не пригодно к использованию в силу физического или морального износа, допущенных повреждений при монтаже или вообще было утрачено по любой причине, оно подлежит списанию. Обязательной к применению формы акта для такого случая нет. Поэтому организация может разработать такой первичный учетный документ самостоятельно и закрепить его в своей Учетной политике в целях бухгалтерского учета. Составлению акта на списание обычно предшествует проведение инвентаризации и составление инвентаризационной описи и сличительной ведомости (если выявлена недостача оборудования). Если необходимо подтвердить непригодность оборудования к использованию, может быть предварительно составлен акт технического состояния оборудования для списания. Акт технического состояния в данном случае являлся бы документом-основанием для списания. Он может быть составлен по образцу дефектной ведомости, который мы приводили здесь.

Акт списания оборудования обычно составляется специально созданной для этих целей комиссией и утверждается руководителем организации. В акте указываются, в частности, наименование оборудования, его стоимость, причина списания.

Приведем для акта списания оборудования образец заполнения.

Скачать для акта на списание оборудования, пришедшего в негодность, образец бланка можно здесь.

Бухгалтерский и налоговый учет списания оборудования

Стоимость оборудования, по которой оно было отражено по дебету счета 07 «Оборудование к установке», при списании переносится в общем случае на счет учета финансовых результатов (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» — Кредит счета 07

Если оборудование списывается по итогам проведенной инвентаризации и выявленной недостачи, его стоимость предварительно относится в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а уже затем – на счет учета источника, из которого недостача будет покрываться:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — Кредит счета 94 – если было выявлено виновное лицо

Дебет счета 91 – Кредит счета 94 – при отсутствии виновных лиц либо если во взыскании с работника было отказано судом

Если оборудование уже было передано в монтаж, но после этого списывается, в указанных выше проводках вместо счета 07 будет использоваться счет 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, равно как расходы на ликвидацию иного имущества, монтаж которого не завершен, учитываются в составе внереализационных расходов (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). Если оборудование было утрачено, то факт отсутствия виновных лиц необходимо подтвердить документально (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Порядок списания морально устаревшего оборудования?

Ответ

Воспользуйтесь сервисами Системы Госфинансы:

Расчет нормы ГСМ

Узнайте верный КБК

Учетная политика для госсектора

Основные средства: ОКОФ и амортизационные группы

Отвечает Владимир Пилипенко, эксперт

К морально устаревшему относится оборудование, которое по своим техническим показателям уже не может способствовать решению поставленных перед учреждением задач. Если восстановить оборудование нельзя или дальнейшее его использование экономически нецелесообразно, то его ликвидируют и списывают с учета. Принимает решение о списании оборудования комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов.

Подтверждение морального износа может быть приведено в акте технической экспертизы. Если в технической экспертизе необходимости нет, объект спишите на основании решения комиссии, которое указывают в заключении комиссии в акте на списание.

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Со временем основные средства физически изнашиваются и морально устаревают. Если восстановить объект нельзя или дальнейшее его использование экономически нецелесообразно, то его ликвидируют и списывают с учета ( п. 51 Инструкции к Единому плату счетов № 157н).

Когда основные средства ликвидируют

Обычно основные средства ликвидируют и списывают с учета при следующих обстоятельствах:

имущество морально устарело и физически изношено;
произошли авария, стихийное бедствие или другая чрезвычайная ситуация;
при хищении или недостаче узлов и агрегатов, без которых использование имущества невозможно, а их замена нецелесообразна;
выявлена порча имущества;
объект находится в стадии реконструкции, когда ликвидируют часть объекта.

Такие правила установлены пунктом 51 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Зачастую все это выявляют при очередной или внеплановой инвентаризации.

Прежде чем ликвидировать имущество, которое невозможно или невыгодно использовать, придется соблюсти ряд процедур и заполнить необходимые документы. Обычно списание основного средства оформляют в следующей последовательности:

В учреждении функции ликвидационной комиссии выполняет постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию активов. Такой вывод следует из пункта 34 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как создать комиссию, читайте Как ввести в эксплуатацию основное средство.

Принять решение о списании основного средства можно после того, как комиссия проведет ряд мероприятий. А именно:

проведет осмотр основного средства (если оно, конечно, не похищено и есть в наличии);
оценит возможности дальнейшего использования и целесообразность восстановления объекта;
установит причины ликвидации (физический и моральный износ, авария, стихийные бедствия и т. п.);
выявит виновных лиц, если объект ликвидируется до истечения нормативного срока службы по чьей-либо вине;
определит, возможно ли использовать отдельные узлы, детали или материалы ликвидируемого основного средства.

После всех процедур комиссия должна подготовить акт о списании основного средства, а также документы для согласования с вышестоящей организацией.

В отношении федерального имущества такой порядок установлен пунктами 6–7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834.

Ситуация: можно ли принять решение о ликвидации основного средства, если один или несколько членов комиссии отсутствуют

Да, можно. Но только если запрет не установлен Порядком распоряжения имуществом и обеспечен кворум.

Порядок для федерального имущества

Порядок списания федерального имущества установлен Правительством РФ ( п. 1 постановления Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834).

Решение о списании федерального имущества комиссия принимает при наличии кворума. А это не менее двух третей членов состава комиссии. Поэтому отсутствие одного из членов комиссии значения не имеет. Решение о ликвидации принимают присутствующие большинством голосов.

А если отсутствует председатель комиссии, то решение принимают без него. Но тогда лучше назначить другого сотрудника (члена комиссии) временно исполняющим обязанности председателя. Связано это вот с чем.

Председатель комиссии осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, обеспечивает коллегиальность в обсуждении спорных вопросов, распределяет обязанности и дает поручения членам комиссии ( п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834). Кроме того, подписи лиц, совершивших операцию и ответственных за правильность оформления первичных документов, являются обязательным реквизитом первичного документа (п. 7 и 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). А унифицированные формы актов о списании имущества учреждения предусматривают их подпись председателем комиссии ( ф. 0504104, ф. 0504105, ф. 0504143, ф. 0504144). Поэтому, если председатель отсутствует, руководителю учреждения (уполномоченному лицу) стоит назначить вместо него временно исполняющего обязанности. Для этого издайте приказ.

Чтобы подтвердить необходимость ликвидации основного средства, иногда лучше провести независимую техническую экспертизу (оценку). Например, это бывает предусмотрено законодательством или может потребоваться, когда члены комиссии не могут сами определить, что объект не подлежит восстановлению.

Результаты экспертизы оформляют актом или заключением. И этот документ, как правило, нужно подавать в вышестоящие ведомства, чтобы получить разрешение списать объект (см., например, приказ Росводресурсов от 23 ноября 2011 г. № 294).

В отношении имущества субъектов РФ (муниципального имущества) такое требование может быть закреплено в нормативно-правовых актах органов исполнительной власти субъектов РФ или местного самоуправления. Например, в Смоленской области требование о проведении технической экспертизы установлено в отношении списания объекта незавершенного строительства (реконструкции, расширения, технического перевооружения) постановлением администрации Смоленской области от 25 октября 2011 г. № 673.

Акты технической экспертизы составляют на каждое основное средство, запланированное к ликвидации. В них указывают:

наименование объекта;
инвентарный и серийный номера;
год выпуска;
балансовая и остаточная стоимость;
процент износа, причины и характер неисправности, обоснование невозможности (нецелесообразности) ремонта;
заключение о целесообразности дальнейшего использования при наличии согласования решения о списании объекта основного средства.

Услуги технической экспертизы (оценки) имущества, чтобы обосновать его списание, оплатите по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». В бухучете и отчетности эти расходы проведите по подстатье КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги». То есть отражать их нужно на счетах, которые увязаны с этим кодом: 401.20.226, 206.26, 302.26 и т. д.

Важно: если вы проводите экспертизу объекта, чтобы подтвердить необходимость его ремонта или возможность дальнейшей эксплуатации, расходы отразите по подстатье КОСГУ 225 «Работы, услуги по содержанию имущества». А код вида расходов останется прежним – 244.

Такой вывод следует из разделов III, V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н, и разъяснен в письме Казначейства России от 14 января 2016 г. № 02-02-03-3/14 (согласовано с Минфином России).

Если комиссия установила необходимость ликвидации основного средства, она составляет акт о списании имущества. Акт оформляйте на следующих типовых бланках:

по форме № 0504105 при списании транспортных средств;
по форме № 0504143 при списании мягкого и хозяйственного инвентаря;
по форме № 0504144 при списании исключенной из библиотеки литературы (с приложением списков исключенной литературы);
по форме № 0504104 при списании других основных средств (кроме транспортных).

Перечисленные формы содержат реквизит «заключение комиссии», в котором нужно указать причину списания объекта (итог результатов осмотра).

Оформленный комиссией акт должен утвердить руководитель учреждения. При списании федерального имущества – недвижимого или особо ценного движимого – руководитель утверждает акт после его согласования с учредителем. Проводить мероприятия, предусмотренные в акте (разукомплектование, демонтаж, разбор, утилизацию и т. д.), можно только после его утверждения. Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов об их списании не допускаются.

Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями по заполнению форм № 0504105, № 0504143, № 0504144, № 0504104, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, пунктами 34, 52 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктами 9, 10, 11 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834, а в части уничтожения имущества разъяснен также в письме Минфина России от 19 декабря 2013 г. № 02-06-010/56211.

Ситуация: как обосновать списание основных средств в случаях их морального или физического износа

Списание изношенного основного средства можно обосновать, указав в документах на списание, что дальнейшее использование имущества или его ремонт невозможны или нецелесообразны.

Подтверждение морального или физического износа может быть приведено в акте технической экспертизы. Если в технической экспертизе необходимости нет, объект спишите на основании решения ликвидационной комиссии, которое указывают в акте на списание. Акты комиссия должна составить по унифицированным формам.

Запись о причине списания может выглядеть, например, так: «Сервер не выдерживает возросшей нагрузки вследствие морального износа. Модернизации не подлежит». Или: « Автомобиль дальнейшей эксплуатации не подлежит вследствие своего физического износа. Капитальный ремонт нецелесообразен». Это позволит избежать лишних вопросов при проверке. Если спор возникнет, грамотное Обоснование